PJ Camillieri, người đồng sáng lập Aiden – Một công ty phân tích marketing. Người từng là quản lý sản phẩm tại Apple đã chia sẻ về cách làm slide khi anh còn làm việc ở Apple.
PJ Camillieri:
Tôi đã 10 năm làm một nhà Marketing Sản phẩm tại Apple. Và trung bình cứ 10 ngày thì phải thực hiện một bài thuyết trình.
Cứ mỗi một PM (private message) sẽ cho bạn biết, Keynote hay PowerPoint là một công cụ quan trọng. Nhưng trải rộng ra hơn chỉ là PM. Trong thực tế các công việc bạn cần phải chia sẻ các kết quả với mọi người. Trong dự án hay giới thiệu một tính năng, vân vân và bạn có thể sẽ phải thuyết trình.
Nhưng Apple lại có một chút “đặc trưng riêng” về thuyết trình. Nó bắt đầu ngay đầu khoá học – những bài của Steve Job là các bài diễn thuyết hay nhất. Và nó được xem là tinh hoa của sự kỳ vọng và công nghệ.
“Làm sao để làm slide ở Apple?”
Sắp đặt sân khấu: liên quan đến chất lượng công tác chuẩn bị của bạn.
Tôi sẽ chỉ chia sẻ vài ý chính trong bài viết này và bạn sẽ nắm được cách làm slide.
Đây là những gì tôi kết luận sau một bài thuyết trình rườm rà:
- Nếu bài thuyết trình không rõ ràng có nghĩa là ý tưởng trong đầu của bạn cũng chẳng rõ ràng. Như Boileau đã nói:
“Bất kỳ cái gì được diễn đạt tốt trong đầu thì cũng sẽ được diễn thuyết tốt … và từ ngữ lúc đó cũng tuôn ra dễ dàng.”
- Bạn không quan tâm tới, nghĩa là bạn không cần phải tập trung nói kĩ vào nó.
Đây là việc không được phép tại Apple và cả ở nhiều công ty khác, tôi khá chắc là vậy. Bởi vì bạn nghĩ tôi sẽ cảm thấy thế nào khi bạn kết thúc bài thuyết trình của mình? Hay tôi sẽ suy nghĩ thế nào về bạn? Một người đòi tôi phải chú ý đến họ, phải suy nghĩ về bài thuyết trình của họ. Nhưng họ lại không đặt công sức vào nó và trình bày quá rườm rà.
Nguồn: Medium, This is how we make slides at Apple (PJ Camillieri, 2019)
1. Định hình rõ ràng sẽ phân bổ bài thuyết trình như thế nào
Tôi thấy lỗi này thường cứ lặp đi lặp lại. Người ta hướng sự phân bổ bài thuyết trình theo 2 cách:
- Là công cụ hỗ trợ cho người thuyết trình. BẠN là người nói chứ không phải là slide đâu.
- Là một dạng tài liệu bạn muốn gửi được qua email. Slack hay bất kỳ cái gì MÀ KHÔNG CẦN phần nói bằng miệng.
Nếu những gì bạn chỉ làm là đi sau hỗ trợ thì đâu phải là đang thuyết trình
Bạn chỉ là một người đang viết bản ghi nhớ và bạn có lẽ sẽ muốn tự hỏi bản thân rằng liệu cái slide có phải là cách truyền đạt tốt nhất chưa.
Nhưng ĐỪNG mong chờ một bản ghi nhớ có thể dùng như bài soạn thảo thuyết trình được. Và ngược lại, một bài soạn thảo thuyết trình cũng không thể dùng như bản ghi nhớ. Nó chỉ đơn giản là chẳng hiệu quả gì cả.
2. Một ý tưởng chỉ nên trình bày trong một slide
Mọi người ở đây để nghe bạn nói. Chứ không phải để ĐỌC trên một màn hình lớn với âm thanh hỗn tạp làm nền. Bạn – người thuyết trình mới là nhân vật chính của sân khấu.
“Một ý tưởng một trang slide”
Đây là một trong những điều quan trọng nhất bạn cần phải ghi nhớ. Nếu bạn đang viết một trang slide và phải nhồi nhét quá nhiều thứ vào thì hãy tự hỏi bản thân: Mấy cái việc quái này có thực sự quan trọng?
Dĩ nhiên là KHÔNG. Vứt mấy thứ vớ vẩn đó ra và nên đề cập chúng trong phần nói. Còn những thứ còn lại hãy chia ra thành nhiều trang.
“Oh, nhưng mà tôi được yêu cầu chỉ làm giới hạn trong 10 trang thôi”
Bạn nghe điều này bao nhiêu lần rồi? Kệ nó đi, nó chẳng có nghĩa lý gì đâu. Nói về vượt quá giới hạn trang cho phép, cho dù bạn có 20 trang với mỗi trang chỉ 1 từ, hay 10 trang với đầy nội dung toàn chứ và các thứ thì tin tôi đi vì nó sẽ giúp giảm gánh nặng mệt mỏi cho người nghe nhiều lắm đấy.
3. Sự tiêu tan của chấm đầu dòng
Đây là một hiện tượng nổi tiếng ở Apple trong thời gian khá dài, nhưng thẳng thắn mà nói thì nó quan trọng đấy: chấm đầu dòng là giải pháp cứu cánh cuối cùng cho bạn. Đây là lời khuyên chân thành. Chấm đầu dòng chính là ý tệ hại khởi nguồn cho khái niệm “Một ý tưởng một trang slide”. Nó dễ xài quá mà. Thậm chí còn có thể tự động thu nhỏ lại khi bạn nhét quá nhiều vào một trang, nghe hấp dẫn thật đấy.
Cách sửa tương tự như ở trên: Nếu bạn nghĩ mình cần thêm chấm đầu dòng thì hãy dừng lại vài giây để suy nghĩ.
Nếu những gì bạn sắp mô tả có tính liên tiếp (như ý 1, ý 2, …) thì tách trang slide ra.
Còn nếu chấm đầu dòng mang tính chất thêm vào, cộng vào, bổ sung ý (như “Chúng ta thực hiện X bằng tổ hợp a, b, c) thì hãy tìm nhiều cách để trình bày. Như là tạo một vòng tròn với các ý a, b, c quanh một điểm là X hoặc sử dụng cách trình bày của trò chơi ghép hình với các mảnh ghép được liên kết với nhau.
Nguồn: Medium, This is how we make slides at Apple (PJ Camillieri, 2019)
Trang slide ở đây để giúp chúng ta hình dung được những gì chúng ta có thể nói một cách lưu loát. Theo kinh nghiệm của tôi thì ẩn dụ trong thực tế sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
4. Cỡ chữ 30 hoặc lớn hơn nữa
Như bạn đã thấy, chủ đề bao quát ở đây là “làm thế nào để chúng ta đơn giản hóa và giảm lượng nội dung cần hiển thị”.
Guy Kawasaki đã đưa ra quy tắc đơn giản này để giúp bạn xử lý vấn đề: cỡ chữ mà < 30 là bị cấm trên bài trình chiếu.
Hãy xem các bài thuyết trình của bạn trước đó và xem chỗ nào bạn thiết lập cỡ chữ bé hơn 30pt thì chỉnh lại nó là xong.
5. Ảnh động cho slide của bạn
“Ảnh động là cặp song sinh đáng gờm với chấm đầu dòng. Nó giúp giải quyết rất nhiều vấn đề hóc búa như là bạn có 20 câu cần phải nhét vào cùng một trang slide, và nó sẽ giúp bạn không làm mỏi mắt người xem khi nhìn lên màn hình trình chiếu.”
6. Kết luận
Tôi mong những điều này sẽ hữu ích cho việc xây dựng bài thuyết trình của bạn tăng phần hứng thú hơn nhưng hãy luôn ghi nhớ điều quan trọng này: khán giả thực sự chú ý nghe bạn nói đấy. Và nếu bạn có thể mang bất kì bí quyết nào trong bài viết này đi thì có lẽ sẽ là câu trích dẫn của Blaise Pascal (Mark Twain đã từng sử dụng rất hiệu quả):
“Tôi cảm thấy có lỗi vì đã viết một lá thư dài. Bởi tôi không có thời gian để viết một cái khác ngắn hơn.”
Câu trích thế kỷ này không phải chỉ về các bài thuyết trình cũng không phải là giới hạn chúng lại. Nhưng nó được áp dụng vào ngay cả các bài thuyết trình và tôi đã thấy lời trích này ở Apple rất rất nhiều lần, đơn giản hoá, rút gọn, sau đó làm lại lần nữa.
Tôi biết tất cả chúng ta đều có hàng trăm việc phải làm. Liệu trau chuốt kỹ lưỡng một bài thuyết trình thực sự có phải trong số đó? Bạn có thể học làm slide theo phong cách của Google: làm ít nhưng chất lượng cao – PJ Camillieri
CTO và đồng sáng lập (với Marie Outtier) của Aiden.ai
Nguồn được công ty Marketing Digital Agency Vietnam Digital tổng hợp và biên dịch từ: https://medium.com/adventures-in-consumer-technology/this-is-how-we-make-slides-at-apple-b8a84352bf6d
